Estata HUB / Datenschutzhinweise
Datenschutzhinweise zur Terminbuchung
Estata Hub | https://estata-hub.com/termin
Sprache: Deutsch (DE) | Stand: 17.10.2026 | Fassung: 2026.10
Diese Datenschutzhinweise informieren Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Online-Terminbuchung unter https://estata-hub.com/termin und bei der dazugehörigen Terminverwaltung. Werden aus einem Gespräch ein Angebot, ein Auftrag oder ein Projekt, können für die weitere Bearbeitung im Estata Hub und im CRM ergänzende Datenschutzhinweise gelten.
1. VERANTWORTLICHER UND KONTAKT
Estata Mim. ve Müh. Hizm. Ltd. Şti.
Atatürk Mahallesi, Ataşehir Bulvarı 24H/13
TR-34758 Ataşehir, Istanbul, Türkiye
Telefon: +90 216 606 2435
E-Mail für Datenschutzanfragen: hub@estata-hub.com
Website: https://estata-hub.com
Dieses Unternehmen entscheidet über Zwecke und Mittel der hier beschriebenen Datenverarbeitung. Bitte richten Sie Anfragen zu Ihren personenbezogenen Daten an die genannte E-Mail-Adresse oder Postanschrift.
2. ZWECKE DER DATENVERARBEITUNG
Wir verwenden personenbezogene Daten, um verfügbare Termine anzuzeigen, eine Buchung entgegenzunehmen, sie einem berechtigten Mitarbeiter zuzuordnen, Überschneidungen zu verhindern und den Termin durchzuführen. Dazu gehören Terminbestätigungen, erforderliche Änderungen, Absagen und Informationen zu dem gewählten Gesprächskanal. Berechtigte Mitarbeiter können die Termine in der geschützten Terminverwaltung und in dafür vorgesehenen Hub-Dashboardansichten bearbeiten.
Nach dem Gespräch dokumentieren Mitarbeiter das Ergebnis: kein Folgegeschäft, weitere Rücksprache, Angebot in Vorbereitung oder Auftrag/Projekt entstanden. Dies dient der Bearbeitung des Anliegens und einer zweckbezogenen Löschentscheidung. Bei konkreten Angebots-, Auftrags- oder Projektvorgängen können dafür erforderliche Informationen in getrennten CRM-Geschäftsprozessen verarbeitet werden. Ein solcher CRM-Vorgang wird durch den Terminabschluss nicht automatisch angelegt.
Weitere Zwecke sind der technische Betrieb, die Sicherung gegen missbräuchliche Buchungen und die Abwehr unbefugter Zugriffe. Die Terminbuchung ist keine Anmeldung für Werbung oder Newsletter.
3. VERARBEITETE DATEN UND ERHEBUNG
Wir erheben die Angaben unmittelbar über das Buchungsformular oder, bei internen Buchungen, durch berechtigte Mitarbeiter:
- Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Anrede;
- Telefonnummer, sofern ein Telefonat oder WhatsApp-Gespräch gewählt wird;
- Terminart, Datum, Uhrzeit, zuständiger Mitarbeiter, Buchungsstatus und interne Buchungsreferenz;
- freiwillige Nachricht zum Gesprächsanliegen;
- ausgewählte Sprache und Zeitzone sowie technische Zeitangaben in UTC;
- gegebenenfalls einen manuell ergänzten Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Link;
- bei öffentlichen Buchungen Zeitpunkt der Kenntnisnahme der Hinweise und einen technischen SHA-256-Hash der angezeigten Textfassung;
- beim Terminabschluss Gesprächsergebnis, Bearbeiterkennung, Abschlusszeit und gegebenenfalls CRM-Referenz;
- für Systemsicherheit technische Sitzungsdaten, CSRF-Schutzinformationen, einen gehashten IP-Bezug für die Buchungsbegrenzung sowie technische Fehler- und Serverprotokolle.
Die Sprache oder Zeitzone kann aus Browserangaben vorbelegt oder vom Nutzer ausgewählt werden; eine präzise Standortermittlung wird dafür nicht benötigt. Bitte übermitteln Sie im Nachrichtenfeld keine sensiblen Daten, die für die Terminvereinbarung nicht erforderlich sind.
4. RECHTSGRUNDLAGEN
Es gilt das türkische Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK). Soweit sein räumlicher und sachlicher Anwendungsbereich eröffnet ist, beachten wir zusätzlich die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Bearbeitung einer konkret angefragten Terminvereinbarung und unmittelbar damit zusammenhängender vorvertraglicher oder vertraglicher Kommunikation stützt sich, soweit anwendbar, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und bei Vorliegen der Voraussetzungen auf Art. 5 Abs. 2 Buchst. c KVKK. Soweit kein solches Vertragsverhältnis betroffen ist, kann die erforderliche Bearbeitung einer Kontaktanfrage auf dem berechtigten Interesse an der Beantwortung der Anfrage beruhen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; Art. 5 Abs. 2 Buchst. f KVKK, jeweils vorbehaltlich der gesetzlichen Interessenabwägung).
Die Vermeidung von Doppelbuchungen, die interne Zuständigkeitsorganisation und die Sicherheit des Systems beruhen, soweit anwendbar, auf einem berechtigten Interesse an einem zuverlässigen und geschützten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; Art. 5 Abs. 2 Buchst. f KVKK). Gesetzlich erforderliche Aufbewahrungen erfolgen aufgrund der einschlägigen Rechtspflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO; Art. 5 Abs. 2 Buchst. ç KVKK). Die Wahrung und Verteidigung von Ansprüchen kann sich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO bzw. Art. 5 Abs. 2 Buchst. e KVKK stützen.
Falls für einen einzelnen Vorgang eine Einwilligung notwendig ist, wird sie gesondert eingeholt. Die Bestätigung, dass Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen wurden, ist keine pauschale Einwilligung in die Datenverarbeitung.
5. BUCHUNGSVERFAHREN UND PFLICHTANGABEN
Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Termin und Gesprächsart sind für die Bearbeitung der Buchung erforderlich. Bei Telefon- und WhatsApp-Gesprächen ist außerdem eine Telefonnummer notwendig. Die Anrede und eine ergänzende Nachricht sind freiwillig. Ohne notwendige Angaben ist eine Buchung über das Formular nicht möglich; eine anderweitige Kontaktaufnahme bleibt möglich.
Die Anwendung verarbeitet die gewählte Zeitzone, um den Termin korrekt anzuzeigen, und prüft die Verfügbarkeit, bevor der Termin gespeichert wird. Technisch erforderliche Sitzungen und Schutzmechanismen dienen der Durchführung und Absicherung des Formulars. Die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise ist von einer gegebenenfalls gesondert erforderlichen Einwilligung zu unterscheiden.
6. EMPFÄNGER UND DIENSTLEISTER
Zugriff auf Termindaten erhalten nur berechtigte Mitarbeiter entsprechend ihrer Zuständigkeit. Als technische Empfänger beziehungsweise Dienstleister kommen insbesondere in Betracht:
- Turhost / Çizgi Telekomünikasyon A.Ş. für Webhosting, cPanel, Datenbankbetrieb und Datensicherungen;
- der für den Hub konfigurierte SMTP-Versanddienst sowie die beteiligten E-Mail-Server; Termin-E-Mails werden an den Kunden, den zuständigen Mitarbeiter und gegebenenfalls eine eingerichtete interne Benachrichtigungsadresse gesendet;
- bei Nutzung des jeweiligen Gesprächswegs Google Meet (Google), Microsoft Teams (Microsoft) oder WhatsApp (Meta) sowie gegebenenfalls Telekommunikationsanbieter.
Besprechungslinks für Google Meet und Microsoft Teams werden im Terminmodul nicht automatisch erzeugt, sondern bei Bedarf manuell hinterlegt. Die genannten Kommunikationsdienste können personenbezogene Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen verarbeiten. Automatisierte Termin-SMS über NetGSM sind in der hier beschriebenen Modulversion nicht aktiviert.
7. INTERNATIONALE DATENÜBERMITTLUNGEN
Unser Unternehmen hat seinen Sitz in der Türkei. Je nach Standort der beteiligten technischen Systeme und je nach gewähltem Kommunikationsdienst können Daten grenzüberschreitend verarbeitet oder an Empfänger in anderen Staaten übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere den E-Mail-Transport und eine tatsächlich genutzte Kommunikation über Google Meet, Microsoft Teams oder WhatsApp. Die bloße Buchung erzeugt keinen automatischen Videokonferenzlink.
Bei Übermittlungen, für die die DSGVO gilt, sind deren Vorgaben für Drittländer, insbesondere Kapitel V, maßgeblich. Für Übermittlungen aus der Türkei ins Ausland gelten die einschlägigen Anforderungen des Art. 9 KVKK. Welche Garantien für eine konkrete Übermittlung einschlägig sind und wie Informationen dazu erhältlich sind, können Sie unter hub@estata-hub.com erfragen. Allein die Wahl eines ausländischen Gesprächsdienstes bedeutet nicht, dass Daten bei uns oder beim jeweiligen Anbieter unmittelbar nach dem Gespräch vollständig entfernt werden.
8. SPEICHERUNG, TERMINABSCHLUSS UND LÖSCHUNG
Daten werden nur für die jeweiligen Zwecke und soweit erforderlich zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Nachbearbeitung oder zur Wahrung rechtlicher Ansprüche aufbewahrt. Der Terminabschluss erfolgt erst nach dem tatsächlichen Ende des Termins durch einen berechtigten Mitarbeiter mit verpflichtender Auswahl des Gesprächsergebnisses.
Kein Folgegeschäft: Nach Auswahl dieses Ergebnisses und einer zusätzlichen ausdrücklichen Bestätigung entfernt das Terminmodul den Buchungsdatensatz einschließlich der darin enthaltenen Kunden- und Nachrichtendaten aus der aktiven Datenbank. Zugehörige Sprach- und Zeitzoneneinstellungen sowie E-Mail-Warteschlangeneinträge werden ebenfalls gelöscht. Eine bereits vorhandene direkte Verknüpfung zu einem CRM-Termin sperrt diese Sofortlöschung. Die Löschung erfolgt also bei der bestätigten Bearbeitung des Abschlusses, nicht automatisch zum Ende des Anrufs.
Für die betriebliche Nachvollziehbarkeit verbleibt ein eingeschränkter Abschlussnachweis mit Mitarbeiterkennung, Kennung des bearbeitenden Nutzers, Ergebnis und Zeitpunkt. Bei der Löschvariante „Kein Folgegeschäft“ enthält er keine Kundennamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Buchungsreferenzen. Auch solche Nachweise werden nur so lange aufbewahrt, wie ihr Zweck oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert.
Weitere Rücksprache, Angebot oder Auftrag/Projekt: Der abgeschlossene Termin wird nicht durch diese Aktion gelöscht. Erforderliche Daten bleiben zur konkreten Nachbearbeitung erhalten. Notwendige Geschäftsdaten werden bei entsprechender Bearbeitung gesondert im CRM für Angebote, Verträge, Projekte oder Rechnungen verwaltet. Die dabei geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind zu beachten. Der Abschluss allein überträgt keine Daten automatisch ins CRM.
Stornierte Termine werden nicht durch die beschriebene Abschlusslöschung entfernt. Ihre weitere Speicherung richtet sich nach der Erforderlichkeit für Stornierungsmitteilungen, Nachbearbeitung, Sicherheit und etwaige rechtliche Ansprüche; danach ist eine Löschung vorzunehmen.
Bereits versandte E-Mails, Kopien in Empfängerpostfächern, technische Protokolle und ältere cPanel-Backups werden durch die Löschung der aktiven Buchung nicht automatisch mitgelöscht. Nach den Betriebsangaben werden cPanel-Datensicherungen ungefähr alle vier Wochen erstellt. Das Erstellungsintervall ist nicht mit der tatsächlichen Speicherdauer einzelner Sicherungen gleichzusetzen. Für diese Kopien gelten die jeweiligen technischen Löschzyklen sowie gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
9. TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE SICHERHEIT
Die Terminverwaltung verwendet rollen- und zuständigkeitsabhängige Zugriffsprüfungen, Sitzungs- und CSRF-Schutz, Schutz vor übermäßigen Buchungsversuchen sowie verschlüsselte Verbindungen beim SMTP-Versand (TLS). Datensätze werden bei der bestätigten Löschung aus den zugehörigen aktiven Tabellen in einer Datenbanktransaktion entfernt. Diese Maßnahmen sollen unberechtigte Zugriffe und Datenverluste reduzieren; absolute Sicherheit kann bei keiner Internetübertragung garantiert werden.
10. IHRE DATENSCHUTZRECHTE
Nach Art. 11 KVKK können betroffene Personen insbesondere Auskunft darüber verlangen, ob und zu welchem Zweck Daten verarbeitet werden, welche Empfänger beteiligt sind, sowie nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Berichtigung, Löschung oder Vernichtung und weitere gesetzlich vorgesehene Maßnahmen verlangen.
Soweit die DSGVO anwendbar ist, bestehen je nach Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Beruht ein einzelner Verarbeitungsvorgang auf Einwilligung, kann diese jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Betroffene Personen können sich nach den anwendbaren Regeln bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.
Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an hub@estata-hub.com oder die unter Abschnitt 1 genannte Postanschrift. Vor Auskunft oder Änderung kann eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich sein.
11. AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGEN UND PROFILING
Die Anwendung zeigt rechnerisch verfügbare Zeitfenster an und verhindert technisch Doppelbuchungen. Damit wird keine Entscheidung getroffen, die Ihnen gegenüber ausschließlich automatisiert rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in vergleichbar erheblicher Weise beeinträchtigt. Ein Profiling zu Werbe- oder Bonitätszwecken ist nicht Bestandteil dieser Terminbuchung.
12. STAND UND ÄNDERUNGEN
Stand dieser Hinweise: 17. Oktober 2026. Wir aktualisieren diese Informationen, wenn sich die Terminverarbeitung, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen wesentlich ändern. Maßgeblich ist die jeweils bei der Terminbuchung angezeigte Fassung. Bei der öffentlichen Buchung wird hierfür ein technischer Hashwert gespeichert, solange die Buchung besteht; er ersetzt kein vollständiges Archiv früherer Texte. Fragen zur Verarbeitung richten Sie bitte an hub@estata-hub.com.